住所録の充実

レイアウトを考える

リスト形式
　　　レコードの一覧がみれる
　　　検索は、このリストで出来るだけ行う

フォーム形式
　　　一件のレコードの詳細を見れる

表形式
　　　EXCELに似た表示
　　　　ボタンを作らなくても、ソート・検索など機能がある

ミスの低減
　　閲覧画面と編集［登録・変更・削除］を別レイアウトにする
　　操作能力の分類をして、未熟者の操作ミスをなくすよう制限をかける

情報管理
　　操作権限で分類して、入力時は、どうしてもしょうがないのですが、閲覧時は、
　　住所細部まで表示しない
　　氏名は、性まで、名は、ひらがな表示［漢字は使用しない］
　　一覧の印刷は、制限する
　　ファイルの複製を出来ないようにする
　　印刷制限をかけても、画面コピーし印刷できてしまう。または、
　　メール、USBメモリなどにコピー出来てしまう

個人情報の充実
　　年賀、暑中見舞いなどの、情報の入力
　　家族構成
　
　　写真---［企業用］
　　来店・訪問の履歴

この住所録を企業として、顧客情報というファイルである、このファイルよりDMなどに活用できる
来店頻度の低減した方へ、なんらかのアクションを起こし売上に繋げることができます




　

リレーションで、何ができるか

リレーションで、何ができるか
　
　

このリレーションが、FileMakerを飛躍的にレベルを上げた一つであるといえます。

当初は、一対一のリレーションでした、これは、
　　前回の住所録で、説明したように郵便番号を入力すると、郵便番号帳に該当する郵便番号が
　　あれば、そのレコードの住所を住所録の住所へ移す作業をしています

これをスクリプトで、行うことが出来ます

①　住所録で郵便番号を入力
②　郵便番号帳で、郵便番号の検索する
③　該当レコードがあれば、郵便番号の住所を住所録の住所へ移す

このように手作業で行うことが出来ます
上記、②③を手作業で、行うとどれだけ時間がかかるでしょう、また人により作業時間が違います

リレーションを使えば、簡単に出来てしまうのです。

一対一のリレーションに、問題があります
今回の例、香川県の郵便番号帳のレコードに重複するレコードが6件あります

7611615　香川県高松市塩江町安原下（上小田）
7611615　香川県高松市塩江町安原下（炭谷）

また、香川県高松市塩江町安原下のレコードは、6件あります

7611615　香川県高松市塩江町安原下（上小田）
7611615　香川県高松市塩江町安原下（炭谷）
7611501　香川県高松市塩江町安原下（第１号）
7611502　香川県高松市塩江町安原下（第２号）
7611503　香川県高松市塩江町安原下（第３号）
7611504　香川県高松市塩江町安原下（その他）

実は、一対多のリレーションだったのです。

取得した住所の（）の部分を変更すればいいとですが、リレーションには、完全な一対一と一対多があることを知ってください。

多対多の簡単なリレーションを説明します、郵便番号を調べる

住所から郵便番号を取得します

住所録に新しくフィールドを追加します
フィールド名　　住所2
タイプ　　　　　　計算
オプション　　　住所　&　"龥"　　　　龥は、jisコード7767です

リレーションを追加　リレーション名は［郵便番号　住所］
住所録　　　　　郵便番号帳
住所　　　=<  　　住所
住所2　　=>  　　住所

わかりやすく説明すると、住所録の住所に入力すると住所2には、入力した内容の最後に「龥」が付きます

郵便番号帳の住所で、香川県高松市塩江町と同じか、大きく
　　　　　　　　　　　　　　香川県高松市塩江町龥と同じか、小さい

 

住所録のレイアウトを変更します

①　メニュー［表示］-->［表形式］から［フレーム］に変えます

②　各フィールド名とフィールド表示枠を整列します

③　リレーション［郵便番号　住所］のポータルを配置します

　　　垂直スクロールバーを表示にチェックを入れます

 

レイアウトモードからブラウズモードに戻して、

住所に、香川県高松市塩江町と入力すると五件表示されました、右のスクロールバーを

上下すると、すべての内容を見ることができます

 

確認した郵便番号をフィールド郵便番号へ入力してみてください

住所が変わりました

 

WEBブラウザで、郵便番号、住所の入力で、同じよううな機能があります

 

ここで、少しレベルアップしましょう

入力が遅い方は、毎回都道府県を入力するのは、とても面倒です

郵便番号帳にフィールドを追加します

　　フィールド名　住所市から

　　タイプ　　　　　計算

　　オプション　　市郡　&　町

住所録のリレーションを変更します

　リレーション名は［郵便番号　住所］

住所録　　　　　郵便番号帳
　　住所　　　=< 　　住所市から
　　住所2　　=> 　　住所市から
　　　郵便番号帳の［住所］を［住所しから］に変えます

住所録の住所に、高松市塩江町と入力してみてください、県名の入力が不要となりました

もう少しアップしましよう
郵便番号の入力をボタンにします
スクリプトの作成　［郵便番号確定］
内容は、郵便番号帳の郵便番号をコピーして、住所録の郵便番号へ、ペーストします

ポータルの郵便番号をボタン設定します、

スクリプト実行［郵便番号］を設定　　現在のスクリプト［すべて終了］

 

住所録の住所に、高松市塩江町と入力ます

 

　ポータルリストのどれか郵便番号をクリックしてみてください

　郵便番号と住所が変わりました

 

手入力より簡単ですね

 

郵便番号ボタンを押し間違えたら、住所の県名の削除と住所の後ろを削除して、再度郵便番号を押す必要があります、

 

細かいことですが、ここをじっくり行ってください。考え方・作成の流れ・パターンが身につきます。

いろんな方法を考えて、テストして試行錯誤すれば、同じようなことを次回は、スムーズに進むでしょう。

 

　

郵便番号の3桁と4桁の間に-

郵便番号の3桁と4桁の間に、ハイホンを入れる

3桁と4桁を取り出す

Left ( 郵便番号 ; 3)　　郵便番号の左から３文字
Right ( 郵便番号 ; 4 )　郵便番号の右から４文字
&         文字列の足し算

　　Left ( 郵便番号 ; 3)　&　"-"　&　Right ( 郵便番号 ; 4 )

これで　7600064　　　760-0064　となる

フィールド内容の全置換で、指定をLeft ( 郵便番号 ; 3)　&　"-"　&　Right ( 郵便番号 ; 4 )にする

住所録を作成

住所録を作成します

練習なので、フィールド数は、　氏名
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　郵便番号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　住所　　　　　　　　　の三つだけとします

FileMakerkメニュー　『ファイル』-『新規データベース』を選ぶ
ファイル名を「住所録」と入力して、保存ボタンを押します。　　　保存場所はディスクトップ

FileMakerkメニュー　『ファイル』-『管理』-『データベース』を選ぶ

フィールド名　　　タイプ
氏名　　　　　　　　テキスト
郵便番号　　　　　テキスト
住所　　　　　　　　テキスト

フィールドを登録します

リレーションを登録します

リレーションタブを押す

 

左下テーブルを押す［印刷ボタンの上］

Filemakerデータベースの追加を選び、郵便番号帳を選ぶ

 

リレーションの設定

　郵便番号から郵便番号をドラッグする

 

フィールド定義に戻して、住所のオプションで、ルックアップを設定する

　　郵便番号

　

　　住所

　　を指定する

 

データの入力テスト

　　ツールバーの新規レコードを押す

　　郵便番号7桁を入力する

　　住所が表示したら成功

 

細かい設定は、ありますが最低の指定です

 

郵便番号帳の作成 ファイル変更

37KAGAWA(変換)のファイル名を郵便番号帳に変更します。

 

　　　　

 

郵便番号帳を開く

 

 

『ファイル』 -『管理』 - 『データベース(D)』を選ぶ

 

データベース管理が表示されたらフィールド名の変更をしてください

 

f3   を　　郵便番号

f7　を　　県

f8　を　　市郡

f9　を　　町

 

変更後、以下のフィールドを削除してください

 

f1  f2  f4  f5  f6  f10  f11  f12  f13  f14  f15

 

住所フィールドを追加します

フィールド　住所

タイプ　　　計算

オプション　県　&　市郡　&　 町

　計算結果を数字からテキストへ変えます゜

 

最後に、テーブル名を変更します

 

左上のテーブルタブを押して、テーブル名のテーブルを郵便番号帳に変更して、

変更ボタンを押します

 

最後にOKボタンをデータベース定義画面を閉じます

 

郵便番号、県、市郡、町、住所の一覧が出来上がりました。

 

郵便番号と県の間の縦線のうえに矢印カーソルを重ねると、矢印が変化したら、クリックしたまま左右に移動すると表示幅を帰れます

 

EXCELとよく似ていますね

 

ファイルーカーの勉強

本来、必要な課題があり、それを作成するのが一番なのですが、なかなか課題もありませんので、しょうがなく簡単なものを一つ選び、作りあけましょう。

電話帳は、携帯に入っていますし、年賀状を送る住所録は、『筆まめ』年賀状ソフトに入力済みでしよう。スケジール表［カレンダー］も・・・・・

個人では、ファイルメーカーも特に必要ないので、企業用として、郵便番号帳を作りましょう。

日本郵便よりCVSデータをダウンロードしましょう
　http://www.post.japanpost.jp/zipcode/dl/kogaki.html

データ量の少ない香川県にします

37KAGAWAのファイルが保存できました。
EXCELをお持ちでしたら、ファイルをダブルクリックすれば、EXCEL形式のファイルに変換後表示じします。



まずファイルメーカーを立ち上げます

　メニューバーの「ファイル」-> 「開く」を選びます
　ファイルの種類で、［すべて］を選びます
　
　37KAGAWAのファイル保存場所を探して、［37KAGAWA］ファイルを選び、開くボタンを押す、
　　保存ボタンを押します

OKボタンを押す

ファイルメーカーのファイルに変換できました。

 

このファイルを変更します。（新規に作成する方法もあります）

書籍を購入

ファイルメーカーの書籍で、EXCELのように多種はありません。書店の棚には、数冊でしょう。
手にとって、自分にあった本を選びましょう。

こういう書籍の読み方
最初から適当に斜め読みをする。覚える必要・理解する必要はありません。
本の中身に何が書かれているか、うる覚えで十分です。

目次を読めば、同じなのですが、どのような説明なのかもわかるので斜め読みを一度しておけば探したいページに、次からたどりつけます。ほんの最後の索引から探せるのですが専門用語がわからなければ意味がありません。

ボタンの作成

最初に簡単なボタンを作成してみる

レイアウトモードする

レイアウトツールバーのボタンツールをクリック（選ぶ）
マウスポインタをレイアウト上に移動して、対角線にドラッグするとボタンが出来ます

ダイアログが表示されます

左側のボタンツールから、『検索モードに切り替え』を選ぶ

 OKボタンを押して、ボタン定義を閉じます

ボタンの上にカーソルが点滅しているので、ボタン名を入力して、ブラウズモードに戻して

ボタンを押してみる

検索モードになりました

ボタン定義のツールは、スクリプトのツールとほとんど同じです、IF,LOOP関係が無いだけでしょう。
スクリプトは、このツールを続けて行うことです。

フィールド設定で、計算の多用注意

フィールド設定で、計算を使い方をの注意が必要
リレーション先テーブルのフィールドを計算式に含めると処理速度が遅くなる

リテラルの除外

文字列からダブルクォーテーション『 " 』の除外の方法

Substitute （ テキスト , Char（34） , "" ）

Char（34）が " です

! 33
" 34
# 35
$ 36
% 37
& 38
' 39

スクリプトのデバッグ

スクリプトがうまく動かないときのチェック方法
FileMaker Pro　XX　 Advanced を持っている方は、スクリプトテバッガを使って、１ステップごと動作チェックが出来ます。

おもちで無い方は、Advancedデモ版をダウンロードして、３０日間使用が可能です。

基本的に、スクリプトに、スクリプト一時停止を数行いれて、少しずつチェックすることになります。

それでも、解決しない場合、現スクリプトをプリントして、新しく作成しましょう。
このとき、全スクリプトを作成するのでなく、少しずつ、スクリプステップを増やして動作確認をしましょう。

それでも、直らない場合、思い込みがあり、きずかないことがあるので、時間をおてい再度チャレンジしてください。

伝票の入力

コンピュータでは、文字入力を少なくすれば、10キーだけにすれば入力の効率が上がります。

入力の項目
　売上日
　売上先
　担当者［売上担当または、入力者］
　
明細の項目
　商品名　　　　数量　　単位　　　　　単価　　　　　備考
　

売上先は、顧客マスター
商品名、単位は、商品マスター
単価は、商品マスターまたは、顧客商品単価マスター
顧客ID・商品CDを入力し、書くマスターから名称等を引用します

備考以外は、10キーとEnterキーでほぼ入力できます。

ただし、商品数の多い企業では、商品コードを調べて、注文受書に、記入する必要があります、又コード1文字でも間違えれば、大変なことになります。

注文を受けた人　==> 入力する人 ==> チェックをする人が、違うために、番号を間違えればミスが起きます。商品名の記入も必要

注文を受けた人　= 入力する人 = チェックをする人が、同じ人の場合は、思い込みミスが起きる場合があります。

まあ~ どんな場合も、ミスがあります

入力の効率化

入力の効率化

①フィールドにタブを設定、移動はEnterを指定する
　入力後、Enterキーを押すことで、次のフィールドへ移動する
　ポータルの場合、最後のフィールドでEnterキーを押すことでつぎりポータルフィールドへ移動できる

　マウスを使わずに、入力フィールド順に、Enterキーを押すことで移動できる

　
②入力フィールドの属性は、テキストまたは数値数度数字にする

時間の入力などは、10：15のようにコロン［：］を入力する必要があります。
入力フィールドと時間フィールドを作り、計算で入力フィールドを時間フィールドへ変えれば、入力時は、10キーとEnterキーのみで入力ができる

　　1015　計算==>  10：15

 

日付の入力も、2013/11/25　==> 11/25と入力　

上記の入力と結果のフィールドを使えば、　20131125　==> 2013/11/25

 

スクリプトトリガを使って、入力直後に、1236　==> 12：36　入力フィールドをスクリプトで計算する方法もあります。この場合は、結果のフィールド［時間］は不用　　ただし入力直後の表示が不安定

 

 

 

住所データベースのカスタマイズ

住所データベースのカスタマイズをします

住所データベース
　氏名、郵便、住所、電話のフィールドを作成しています。
　これに何を追加するか、携帯、メール、勤務先（社名・住所・電話）、写真、地図
　などなどありますが、写真、地図の画像、WWWの表示が出来ます

まず、写真のフィールドを追加します
　
　写真　　　オブジェクト　　　　
　
表示するレイアウトを新しく設定する
　地図は、WEBビュアをレイアウトへ設定

データベースとは

データベースとは、なんでしょうか

ウィキペディアには、『特定のテーマに沿ったデータを集めて管理し、容易に検索・抽出などの再利用をできるようにしたもの。 狭義には、コンピュータによって実現されたものを言う』と載っています

EXCELの表計算で説明しましょう
　行と列があり、そのひと升がセルと呼ばれています

ファイルメーカーでは、レコードがあり、その中にフィールド呼ばれる項目が複数あります
　このレコードが、たくさんある

EXCEL                                            ファイルメーカー
　セル　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　フィールド
　行　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　レコード
　
　列　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　各レコードの１フィールド

EXCEL
　セルに文字を入力すると、文字は左寄りになります、そのセルの内容は、文字列になります

ファイルメーカー
フィールドは、データベース管理で、フィールドを定義します
　　フィールド名・タイプ・オプションの３つ
　　　このタイプで、文字か数値かを指定します

EXCELは、内容を手入力すればよい

 

ファイルメーカーは、データベースの定義、内容の入力

 

ファイルメーカーは、ここからいろんな機能を追加できます

 

　

カード型データベースて古いなあ〰

４０代以降のWindows開発者の中には、カード型データベースと馬鹿にしている方がいるようですが、ファイルメーカーVer2ぐらいまでのことです。
特に、リレーションが１対１が、多対多となり（Ver7）スクリプトトリガ（Ver10）からは、飛躍に進歩しました。

また、ファイルメーカーは、AppleのMac用のソフトでした。Ver1、Ver2はよく知りませんが、Ver3からは、PC同士のネットワークがAppleTalkと言うプロトコルで、電話線で繋がっていました。
複数のPCから一台のプリンタを共有も出来ていてとても便利なものでした。

現在のファイルメーカーは、簡単なものは、数時間もあれば出来上がります。
開発言語などでは、何日かかるかわかりません。

とても便利なソフトとなっています。
小企業などは、安い開発費用で、経費の負担を回避できます。

ファイルメーカーを始める、あなたの開始レベルは?

あなたは、どのレベル

未経験
　経験なし

初級
　EXCELで、簡単な表が作成できる
　　　〃　　　　関数の使い方がわかる
　ファイルメーカーで作成されたファイルで、操作ができる
　EXCEl・ファイルメーカーで検索、ソートが手動でできる

中級
　ソフトの操作は、自分で本を読み操作ができる
　ECELで、マクロがわかる
　開発言語の勉強を行ったことがある

上級
　開発言語を習得している

さて、あなたは、未経験、初級、中級、上級グループにあてはまりますか?